E-Mails revisionssicher aufbewahren
Die GoBD der Finanzverwaltung regeln die Aufbewahrung steuerrelevanter elektronischer Unterlagen. Auch steuerrelevante E-Mails müssen danach unveränderbar archiviert werden. Betriebsprüfer sehen sich das inzwischen an.
Auf einen Blick
- Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Technisch umgesetzt und belegbar
- Produktwahl offen, Empfehlung schriftlich begründet
Welche E-Mails steuerrelevant sind und welche Aufbewahrungsfristen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung
- Umsetzung
Wir setzen die Vorgaben technisch und belegbar um.
- NIS2
Für manche Unternehmen kommt NIS2 hinzu, die technischen Maßnahmen übernehmen wir.
- Rechtliche Einordnung von NIS2
Ob Ihr Unternehmen darunterfällt, ist ebenfalls eine rechtliche Frage.
Umsetzung und NIS2 genauer nachlesen
- Umsetzung
- Wir setzen diese Vorgaben technisch um und sorgen dafür, dass Sie die Umsetzung belegen können.
- NIS2
- NIS2 ist die EU-Richtlinie zur Cybersicherheit mit eigenen Pflichten zur Informationssicherheit.
Datensicherung und Archiv haben verschiedene Aufgaben
Die Sicherung
Sie dient dazu, ein System nach einem Ausfall wiederherzustellen.
Das Archiv
Es hält jede Nachricht über die gesamte Aufbewahrungszeit auffindbar und unverändert bereit.
Zum Wiederherstellen nutzen Sie in der Regel den letzten Sicherungsstand.
Was die GoBD technisch verlangen
Aufbewahrung
Jede Nachricht bleibt für die gesamte Aufbewahrungszeit verfügbar.
Unveränderbarkeit
Im Archiv lässt sich vor Ende der Aufbewahrungszeit nichts ändern oder löschen.
Nachvollziehbarkeit
Das Archiv zeigt, wann jede Nachricht ankam und dass sie unverändert blieb.
Die Anforderungen genauer nachlesen
- Aufbewahrung
- Die Nachricht bleibt verfügbar, unabhängig davon, was mit ihrem Postfach geschieht.
- Unveränderbarkeit
- Eine archivierte Nachricht lässt sich bis zum Ende der Aufbewahrungszeit weder ändern noch löschen.
- Nachvollziehbarkeit
- Für jede Nachricht lässt sich zeigen, wann sie ins Archiv kam und dass sie seitdem unverändert ist.
Was Sie im eigenen Haus prüfen können
Werden steuerrelevante E-Mails heute archiviert?
Kann eine solche Nachricht ohne archivierte Fassung gelöscht werden?
Was geschieht mit einem Postfach, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Lässt sich eine einzelne Nachricht wiederfinden, ohne eine vollständige Sicherung zurückzuspielen?
Lässt sich belegen, dass eine archivierte Nachricht seit dem Eingang unverändert ist?
Ist schriftlich festgelegt, wer entscheidet, welche Nachrichten aufbewahrt werden müssen?
Schon eine unsichere Antwort lohnt die genauere Prüfung.
Infrastrukturanalyse ansehenDie Prüffragen genauer nachlesen
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sicher beantworten können, lohnt es sich, Ihre Archivierung genauer zu prüfen.
Werden E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt heute archiviert, oder liegen sie nur in den Postfächern?
Kann eine solche Nachricht gelöscht werden, ohne dass eine archivierte Fassung erhalten bleibt?
Lässt sich eine einzelne Nachricht aus einem zurückliegenden Jahr wiederfinden, ohne eine vollständige Sicherung zurückzuspielen?
Von der Analyse in den Betrieb
Ablage prüfen
In der Infrastrukturanalyse sehen wir vor Ort nach.
In Stufen umsetzen
Sie entscheiden nach jeder Stufe neu, ob und wie es weitergeht.
Im Betrieb halten
Bei eigenem Archivserver erfasst ihn CTsync, unser Produkt, im Servicevertrag.
Bei bis zu 20 IT-Arbeitsplätzen führen wir die Infrastrukturanalyse kostenfrei durch.
Darüber gilt ein Festpreis, den wir Ihnen vor der Beauftragung nennen.
Die drei Schritte genauer nachlesen
- Ablage prüfen
- Dabei sehen wir nach, wie Ihre E-Mails abgelegt werden, wer sie löschen kann und was davon nachweisbar ist.
- In Stufen umsetzen
- Der Bericht zeigt, an welcher Stelle des Maßnahmenplans die Archivierung steht und warum.
- Im Betrieb halten
- Wenn das Archiv auf einem eigenen Server läuft, erfasst CTsync im Servicevertrag dessen Zustand, Verfügbarkeit und Patchstand. CTsync ist unser eigenes Produkt für Monitoring und Patchmanagement (das geregelte Einspielen von Updates).
Wir sind die Curatec Solutions GmbH aus Landau in der Pfalz
- Team
Unser Team besteht aus fünf Spezialisten mit im Schnitt zehn Jahren Berufserfahrung.
- Konzernumfeld
Zu unserer Erfahrung gehört die Mitwirkung an Cybersicherheitsprojekten in der Konzernleitung der Deutschen Bahn.
- Region
Aus Landau erreichen wir die Südpfalz, die Vorderpfalz, den Rhein-Neckar-Raum, Karlsruhe und Pforzheim in rund 75 Minuten.
Kein Vorgang bleibt ohne Nachweis auf der Rechnung.
Der Zeiteintrag hält fest, wer wann was zu welchem Vorgang getan hat
Im Serviceboard Tickets, Verträge, Rechnungen und Vorgänge jederzeit einsehen
Zum ServiceboardMicrosoft-Partner und Open-Source-Spezialist für Windows und Linux
Auf keiner Seite festgelegt, deshalb rechnen wir beide Wege
Spezialisierung und Transparenz, die Sie nachlesen können
Transparent in der Abrechnung
Alles, was wir abrechnen, hat eine klare Linie: vom Ticket über den Zeiteintrag, der festhält, wer wann was zu welchem Vorgang getan hat, bis zur Position auf der Rechnung. In unserem Serviceboard sehen Sie Tickets, Verträge, Rechnungen und Vorgänge jederzeit ein und erstellen dort auch neue Tickets.
Spezialisiert auf beide Welten
Microsoft-Partner und Open-Source-Spezialist zugleich: Wir sind auf keiner Seite festgelegt und können deshalb beide Wege rechnen. Windows und Linux betreuen wir gleichermaßen.
Häufige Fragen
Welche E-Mails steuerrelevant sind, klären Ihre Steuerberatung oder Ihr Rechtsanwalt anhand des Inhalts.
Auch die Frist hängt vom Inhalt ab und gehört in dieselbe Klärung. Wir richten das Archiv anschließend auf die Fristen ein, die sich daraus ergeben.
In der Infrastrukturanalyse prüfen wir, ob Ihre bestehende Sicherung bereits alle drei Anforderungen erfüllt.
Wir empfehlen ein Produkt erst nach Prüfung Ihrer Anforderungen. Wenn ein kommerzielles Produkt und eine Open-Source-Alternative infrage kommen, vergleichen wir ihre Kosten und begründen die Empfehlung schriftlich im Bericht.
Nein, wir richten das Archiv gemeinsam mit ihm ein.
Lassen Sie uns darüber sprechen
45 Minuten Erstgespräch, unverbindlich
Bei Ihnen vor Ort oder per Video
Ein Angebot erhalten Sie nur auf Wunsch
Erst selbst prüfen: Der Check ist eine Selbsteinschätzung.
IT-Sicherheitscheck anfordernErstgespräch und Check genauer nachlesen
Das Erstgespräch ist unverbindlich und dauert 45 Minuten, bei Ihnen vor Ort oder per Video. Sagen Sie uns, wie Sie Ihre E-Mails derzeit aufbewahren. Wir besprechen mit Ihnen, welcher Weg zu einem revisionssicheren Archiv passt.
Der Check zeigt, welche Bereiche genauer geprüft werden sollten.